Constitution of the association – Yhdistyksen säännöt

NIPPOLIN SÄÄNNÖT

 

I Yhdistyksen nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

 

1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Nippoli ry. Näissä säännöissä siitä käytetään nimeä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki.

 

2 § Yhdistyksen tarkoitus

Yhdistyksen tarkoituksena on tukea japanin kielen ja kulttuurin opiskelua, sekä järjestää yhteistoimintaa japanin opiskelijoiden ja japanilaisten vaihto-opiskelijoiden kesken.

 

3 § Yhdistyksen toiminta

Tarkoituksen toteuttamiseksi yhdistys voi järjestää tapahtumia, harrastustoimintaa, opintoretkiä sekä pitää yhteyttä vanhoihin jäseniin ja yhteistyökumppaneihin.

 

4 § Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää illanviettoja, myyjäisiä, huvitilaisuuksia ja asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia, harrastaa julkaisutoimintaa sekä vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Lisäksi yhdistys voi kerätä jäsenmaksuja.

Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.

 

5 § Yhdistyksen viralliset kielet

Yhdistyksen virallinen kieli on suomi. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi.

 

II Jäsenet

 

6 § Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Jäseneksi haluavan tulee ilmoittaa asiasta hallitukselle, joka hyväksyy uudet jäsenet hallituksen kokouksessa.

 

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan, josta näissä säännöissä myöhemmin käytetään nimitystä AYY, nykyinen jäsen.

 

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi.

 

Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

 

Yhdistyksen kunniajäseneksi voi yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus tai kymmenen yhdistyksen varsinaista jäsentä.

 

Kannatusjäsenyys tai kunniajäsenyys ei estä henkilöä olemasta myös yhdistyksen varsinainen jäsen.

 

7 § Jäsenluettelo

Yhdistyksen on pidettävä jäsenistään jäsenluetteloa. Luettelosta on vähintään ilmettävä jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle kotipaikkaansa ja nimeensä kohdistuvista muutoksista.

 

8 § Jäsenmaksut

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kullekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Jäsenmaksun suorittamisesta ovat kuitenkin vapautettuja:

  1. kunniajäsenet;
  2. varsinaiset jäsenet, jotka ovat tehneet poissaoloilmoituksen Aalto-yliopistoon koko lukuvuodeksi.

 

9 § Yhdistyksestä eroaminen

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

 

10 § Yhdistyksestä erottaminen

Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta; tai jos hän on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

 

Ennen erottamispäätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.

 

Erottamispäätös on julkaistava yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla ja viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.

 

III Yhdistyksen kokoukset

11 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset. Yhdistyksen vuosikokous pidetään Aalto-yliopiston kevätlukukaudella ja vaalikokous syyslukukaudella.

 

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää; tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta; tai kun vähintään 1/10 yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Hallituksen on viipymättä vaatimuksen saatuaan kutsuttava kokous koolle.

 

12 § Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus;
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri;
  3. valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja varalle yksi;
  4. valitaan kaksi ääntenlaskijaa ja varalle yksi;
  5. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
  6. hyväksytään kokouksen työjärjestys;
  7. esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajien lausunto;
  8. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta;
  9. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille;
  10. hallituksen laatima toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle;
  11. hallituksen laatima talousarvio kuluvalle toimikaudelle,
  12. päätetään yhdistyksen jäsenmaksujen suuruus,
  13. päätetään jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä;
  14. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat;
  15. kokouksen päättäminen.

13 § Vaalikokous

Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus;
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri;
  3. valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja varalle yksi;
  4. valitaan kaksi ääntenlaskijaa ja varalle yksi;
  5. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
  6. hyväksytään kokouksen työjärjestys;
  7. valitaan hallituksen puheenjohtaja seuraavaksi toimikaudeksi;
  8. valitaan hallituksen taloudenhoitaja seuraavaksi toimikaudeksi;
  9. valitaan hallituksen sihteeri seuraavaksi toimikaudeksi;
  10. valitaan hallituksen muut mahdolliset jäsenet seuraavaksi toimikaudeksi;
  11. valitaan yhdistyksen toimihenkilöt seuraavaksi toimikaudeksi;
  12. valitaan seuraavaksi toimikaudeksi kaksi hallituksesta riippumatonta toiminnantarkastajaa ja varalle vähintään yksi;
  13. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat;
  14. kokouksen päättäminen.

14 § Oikeudet yhdistyksen kokouksissa

Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla yhdistyksen jäsenillä ja äänioikeus varsinaisilla jäsenillä siten että jokaisella on yksi ääni. Asiamiehen välityksellä sekä valtakirjalla voi äänestää.

 

Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua ääntä välittävän, reaaliaikaisen teknisen apuvälineen avulla, mutta yhdistys ei ole vastuussa tämän apuvälineen kautta muodostettavan yhteyden järjestämisestä tai sen toimivuudesta. Kokouksen päätöksellä voidaan myös yhdistykseen kuulumattomalle henkilölle myöntää läsnäolo- sekä puheoikeus.

 

15 § Päätöksenteko

Yhdistyksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

 

16 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokouksen kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla sekä AYY:n virallisella ilmoitustaululla vähintään viikkoa ennen kokousta, Aalto-yliopiston arviointijaksojen eli periodien ulkopuolella kuitenkin vähintään kahta viikkoa ennen kokousta.

 

17 § Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.

 

18 § Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous julistaa kiireelliseksi viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä.

 

Ainoastaan yhdistyksen kokous voi päättää yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta, kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka muun huomattavan omaisuuden luovuttamisesta, hallituksen tai sen jäsenen tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, äänestys- tai vaalijärjestyksestä, tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä tai yhdistyksen purkamisesta. Päätöstä näistä asioista ei voi tehdä, mikäli siitä ei ole mainittu kokouskutsussa.

 

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa tuoda jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

 

19 § Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.

 

IV Hallitus

 

20 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja sihteeri sekä enintään seitsemän muuta jäsentä. Vain yhdistyksen varsinaiset jäsenet ovat vaalikelpoisia yhdistyksen hallituksen puheenjohtajaksi. Hallituksen jäsenistä vähintään puolet on oltava varsinaisia jäseniä ja jäljelle jäävä osuus joko ulko- tai kunniajäseniä.

 

Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.

 

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

 

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat yhdistyksen ja yhdistyksen hallituksen kokouksista, pitää kirjaa yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistosta.

 

21 § Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtäviin kuuluu:

  1. johtaa yhdistyksen toimintaa;
  2. edustaa yhdistystä;
  3. laatia ehdotus yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi;
  4. valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;
  5. hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta;
  6. päättää jäseneksi hyväksymisestä lukuun ottamatta kunniajäseniä;
  7. valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa sekä
  8. kutsua yhdistyksen kokoukset koolle tarpeen vaatiessa.

22 § Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

 

Hallitus on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja kun puolet sen jäsenistä, mutta kuitenkin vähintään kaksi puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

 

23 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä, tai jompikumpi yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa.

 

Hallitus voi myös antaa nimenkirjoitusoikeuden yksittäiselle yhdistyksen varsinaiselle jäsenelle tai hallituksen jäsenelle.

 

V Toimihenkilöt ja toimikunnat

 

24 § Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen

Yhdistys ja hallitus voivat erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, sekä toimikuntien osalta myös vastuuhenkilö.

 

VI Hallinto ja talous

25 § Toimi- ja tilikausi

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

 

26 § Toiminnantarkastajat

Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta.

 

Toiminnantarkastajan tulee antaa hallitukselle kirjallinen, vuosikokoukselle osoitettu lausunto toimittamastaan yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

 

VII Erityisiä määräyksiä

 

27 § Yhdistyksen tunnukset ja merkit

Yhdistyksen tunnuksista, merkeistä ja virallisesta ilmoitustaulusta päättää yhdistyksen kokous.

 

28 § Yhdistyksen päätösten moittiminen

Jos yhdistyksen päätös ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä tai jos se muutoin on lain tai yhdistyksen sääntöjen vastainen, voi yhdistyksen jäsen, hallitus tai hallituksen jäsen nostaa kanteen yhdistystä vastaan päätöksen julistamiseksi pätemättömäksi. Oikeutta moitekanteen nostamiseen ei ole sillä, joka on kokouksessa myötävaikuttanut päätöksen tekemiseen.

 

29 § Sääntöjen muuttaminen

Sääntöjen muuttamisesta päätetään vähintään 3/4 enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on ollut vähintään 14 vuorokautta ja enintään 90 vuorokautta. Muutosesityksen kohdat on mainittava eriteltyinä kokouskutsussa.

 

Muutosesityksen voi tehdä yhdistyksen hallitus tai 1/5 yhdistyksen varsinaisista jäsenistä kirjallisena hallitukselle. Muutosesitys on käsiteltävä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.

 

30 § Yhdistyksen purkautuminen

Yhdistys purkautuu, jos yhdistyksen kokous tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kuusikymmentä vuorokautta.

 

Yhdistyksen purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle käytettäväksi näiden 2 § mukaiseen tarkoitukseen. Sen ollessa mahdotonta varat siirtyvät säätiölle tai rahastolle, jonka tarkoituksena on tukea Aalto-yhteisön tai sen jäsenten toimintaa.

 

31 § Säännöissä määräämättömät asiat

Säännöissä määräämättömissä asioissa noudatetaan yhdistyslakia.